Eine Bestätigung über den Erhalt der Meldung sowie eine erste Antwort samt Erörterung des Sachverhalts auf Grundlage der übermittelten Informationen und der nächsten Schritte werden dem/der Meldenden innerhalb von 7 (sieben) Werktagen nach der Meldung über SpeakUp übermittelt. Falls erforderlich (z.B. zu Ermittlungszwecken) und möglich (z.B. wenn eine Meldung nicht anonym erfolgt ist), kann das Integrity & Compliance-Team den Meldenden kontaktieren, um den Sachverhalt zu besprechen.
Mit der Fallnummer, die bei der Meldung zur Verfügung gestellt wird, kann sich der Meldende über die Webseite oder per Telefon anmelden, um mit dem Integrity & Compliance Teams in Verbindung zu bleiben und Nachrichten auszutauschen.
Sollte die erste Bewertung zur Einleitung einer Untersuchung führen, wird das Integrity & Compliance Team den Fortschritt der Bearbeitung der Meldung gemäß den internen Verfahren überwachen und dem Meldenden im gesetzlich zulässigen Rahmen eine Rückmeldung geben, sofern die Weitergabe einer solchen Rückmeldung die Untersuchung der Meldung, die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen oder anderer Personen nicht gefährdet.
Sollte die erste Bewertung dazu führen, dass die Meldung ohne weitere Untersuchung geschlossen wird, wird der Meldende über den Grund informiert und hat die Möglichkeit, innerhalb von 30 (dreißig) Werktagen vor der Schließung der Meldung in SpeakUp zu der Entscheidung Stellung zu nehmen. Ungeachtet dessen, kann der Meldende eine neue Meldung über die TUI SpeakUp Line einreichen oder die Angelegenheit erneut zur Sprache bringen, insbesondere wenn neue Umstände bekannt werden. Wenn der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht zufrieden ist, kann das Anliegen erneut bei TUI vorgebracht und damit eine weitere Überprüfung gestartet werden. Während der ersten Überprüfung oder Untersuchung des Berichts kann es vorkommen, dass bestimmte Aspekte geklärt oder zusätzliche Unterlagen vom Meldenden angefordert werden müssen. In solchen Fällen wird angegeben, zu welchem Aufklärungszweck weitere Informationen oder zusätzliche Unterlagen erforderlich sind und der Meldende erhält eine Rückmeldung über den Stand des Berichts zu diesem Zeitpunkt.
Nach Abschluss der Untersuchung durch TUI wird der Meldende, soweit möglich, innerhalb von 3 (drei) Monaten nach der ersten Antwort über die Ergebnisse und die sich daraus ergebenden Abhilfemaßnahmen oder Folgemaßnahmen informiert. Ist der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht einverstanden, kann das Anliegen erneut bei der TUI vorgebracht und eine weitere Überprüfung oder Berücksichtigung gestartet werden. Nach der endgültigen Antwort wird der Bericht im SpeakUp System nach 30 Werktagen geschlossen, wenn keine weitere Mitteilung vom Meldenden eingegangen ist. Zur Klarstellung: Die Durchführung von Präventiv- und/oder Abhilfemaßnahmen wird davon nicht berührt. Ungeachtet dessen, kann der Meldende eine neue Meldung über die TUI SpeakUp Line einreichen.