• Die Anwendung wurde für die täglichen Abläufe in den Hotels konzipiert und verbessert das Gästeerlebnis dank der schnelleren Erledigung von Aufgaben und innovativer Funktionen
• Sie wurde vollständig vom internen IT-Team entwickelt und basiert auf den Wünschen und Anforderungen der Mitarbeitenden an der Rezeption sowie auf den besten Vorschlägen weiterer Hotelangestellter
• An der 450.000 Euro teuren und 40.000 Arbeitsstunden umfassenden Entwicklung waren mehr als 50 RIU-Angestellte beteiligt

Die neue App führt zu deutlichen Verbesserungen in den Bereichen Housekeeping, technische Dienste, Minibars und Verwaltung, denn sie beschleunigt die täglichen Arbeitsabläufe und gestaltet sie flexibler. Eine weitere Neuerung ist die Tatsache, dass die Anwendung auch offline funktioniert, falls das WLAN des Hotels oder die mobilen Daten der Endgeräte ausfallen – eine Eigenschaft, die für diese Art von Anwendung außergewöhnlich ist. Die App führt des Weiteren zu erheblich verkürzten Reaktionszeiten und einem geringeren Papierverbrauch.

Das erste Hotel, in dem Riu Staff im September 2022 zum Einsatz kam, ist das Riu San Francisco. Nach diesem erfolgreichen Testlauf begann die Einführung der App in weiteren Hotels, die sich bis zum heutigen Tag auf 27 Standorte erstreckt. Die übrigen Hotels der RIU-Kette verwenden gegenwärtig eine externe Anwendung, die im Verlauf der kommenden Monate durch Riu Staff ersetzt werden soll. Ziel ist es, den Umstieg bis Ende 2024 in allen Hotels abzuschließen.

Die Anwendung ermöglicht es den verschiedenen Abteilungen, ihre Abläufe mithilfe von Mobilgeräten aus der Ferne zu steuern. Auf diese Weise lassen sich anfallende Aufgaben deutlich flexibler zuordnen, umsetzen und überwachen. Die App garantiert die Ausführung und Nachverfolgbarkeit von Arbeitsschritten, indem sie deren Status in Echtzeit in den verschiedenen Nutzerprofilen anzeigt. Einen entscheidenden Beitrag zur Ausgestaltung der Funktionen lieferten die Rezeptionsteams, die den Entwicklern der App mit ihrem detaillierten Wissen über die täglichen Arbeitsabläufe in den Hotels zur Seite standen. Das Ergebnis ist eine Anwendung, die viele der Aufgaben abdeckt, die vor der Digitalisierung über die Rezeption liefen.

Die neue App ist in RUMBO integriert, das Property Management System von RIU. Bei diesem handelt es sich um eine eigene interne Software zur Verwaltung des Hotelbetriebs, die verschiedene Module für alle Unternehmensbereiche umfasst. RUMBO ist wiederum mit der App „Riu Guest“ gekoppelt, einer Anwendung, die Gäste vor, während und nach ihrem Aufenthalt nutzen können. Sobald ein Gast über sein Handy eine Anfrage stellt, wird diese an RUMBO und von dort an Riu Staff übermittelt. Ein Angestellter kommt dem Wunsch nach und informiert den Gast auf umgekehrtem Weg, dass seine Anfrage bearbeitet wurde. Diese Art der gegenseitigen Kommunikation optimiert einerseits die Interaktion im Hotel und führt andererseits dazu, dass Aufgaben schneller erledigt werden.

Die Abstimmung auf die Managementtools von RIU und die Einbeziehung der Belegschaft des Hotelbetriebs ermöglichten die Entwicklung einer App, die perfekt auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Hotelmitarbeitenden ausgerichtet ist. Zu den herausragenden Features gehören die Bearbeitung von Anfragen und die Erstellung von Aufgaben, die den Gästen und nicht den Zimmern zugeordnet sind, sowie ambitionierte zukünftige Vorhaben zur Erfüllung von Anforderungen in den Bereichen Gesundheitshygiene, vorbeugende Wartung und Baumanagement.