Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der TUI AG

Ab dem 25. Mai 2018 gelten mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung neue datenschutzrechtliche Vorschriften. Eines der Kernanliegen ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie schon jetzt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die TUI AG und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

TUI AG

Karl-Wiechert-Allee 4

30625 Hannover

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragen wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse oder per E-Mail zu erreichen unter:

datenschutz@tui.com

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

TUI AG Aktien sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummern in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder bei der Verwahrung Ihrer TUI AG Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking Frankfurt gemeldet.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen.

Daneben verwenden wir Ihre Daten zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für·die Darstellung der Aktionärsentwicklung, die Anzahl von Transaktionen oder für Zusammenstellungen der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn wir z.B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten, oder für die Betriebsgenehmigungen der Konzern-Fluggesellschaften Informationen zur Staatsangehörigkeit unserer Aktionäre an die nationalen Luftverkehrsbehörden übermitteln.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister:

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice­ Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister.

Weitere Empfänger:

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere TUI AG Aktionäre nach § 129 AktG die im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbe­ wahrungspflichten (z.B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahren.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Wie übermitteln wir Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung zur Anwendung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können unter unserer oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden).

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung unter unserer auf Seite 1 genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn wir können uns unsererseits auf überwiegende und schutzwürdige eigene Interessen berufen.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden unter:

TUI AG

Datenschutzbeauftragter

Karl-Wiechert-Allee 4

30625 Hannover

E-Mail: datenschutz@tui.com

 

Oder Sie kontaktieren die Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für TUI AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

 

Stand dieser Information: Mai 2018

 

Bei relevanten Änderungen dieser Informationen werden wir Sie bei Bedarf erneut benachrichtigen.